Office 365: Ván cờ cao tay của Microsoft

(PCWorldVN) Từ bỏ phần lớn tham vọng 'Windows - only' và loại bỏ các ứng dụng trên nền tảng web, Microsoft đã biến Office 365 thành vị tân vương của đế chế phần mềm văn phòng.

• Microsoft phát hành Office 2016 for Mac cho người dùng Office 365
• 3 cải tiến mới người dùng Office 365 cần biết
• Microsoft trên 3 trụ đỡ: Windows, Office 365 và Azure
• Microsoft Office 365: những thử nghiệm đầu tiên
• Office 365: Tương lai của Microsoft

Microsoft giờ đây đã quay về với đúng trọng tâm của phần mềm văn phòng - và, quan trọng hơn, với phần cốt lõi của xu hướng văn phòng hiện đại.

Vài năm trước đây, Microsoft dường như mất dần vị thế, khi tung ra Windows 8 không thành công, Windows Phone chẳng có tương lai, chiến lược của công nghệ đám mây còn rời rạc, sơ khai; và Exchange cùng Microsoft Office mắc kẹt và giẫm chân tại chỗ.

Chuyện đó chỉ còn là dĩ vãng.

Ở thời điểm hiện tại, Microsoft Office cùng các hệ sinh thái “anh em” gồm  Exchange, SharePoint, OneDrive và phần còn lại của Office 365 một lần nữa hình thành phần giải pháp và sản phẩm lõi tràn đầy sinh lực dành cho các doanh nghiệp hiện đại. Từ “hiện đại” ở đây được hiểu với nghĩa “đa nền tảng” (multiplatform), hay hiểu đơn giản là đa hệ điều hành.

Rõ ràng rằng Microsoft đã dời trọng tâm ra khỏi hệ điều hành Windows (Windows 10 tốt nhưng không còn là trung tâm nữa) sang bộ phần mềm Office, và sự chuyển đổi năm ngoái đã biến lời nói hành động.

Bạn thấy hành động này thể hiện ở nhiều cấp độ:

• Office 2016 giờ đây là bộ phần mềm "tốt một cách nghiêm túc" trên Windows, MacOS, iOS và Android sau khi Microsoft giảm đáng kể các hình phạt đối với người dùng trên các hệ điều hành cạnh tranh.
• Phiên bản Office 64-bit dành cho MacOS sắp ra năm nay, 9 năm sau khi công nghệ của hệ điều hành MacOS X 10.5 Leopard được giới thiệu. Quá là muộn, nhưng sự xuất hiện này trên thực tế tạo ra thay đổi lớn cho phe "ghét Mac" tại Microsoft.
• OneDrive cuối cùng hoạt động tốt xuyên suốt Windows, MacOS, iOS và Android.
• SharePoint cuối cùng cũng có phiên bản phần mềm máy khách trên iOS, và phiên bản cho Android sẽ được đưa ra. (Chỉ có phiên bản cho MacOS vẫn im lìm.)
• Phần mềm máy khách Outlook tiếp tục nhận được tốt hơn và tốt hơn trên iOS, MacOS và Android, cuối cùng cạnh tranh với các phần mềm máy khách gốc như Apple Mail và Google Gmail một chạy cho tiền của họ.
• Còn Skype for Business dành cho doanh nghiệp - Lync Online cũ - giờ đã có phiên bản, máy khách trên Mac và iOS mà làm việc khá tốt, một bước nhảy vọt vượt khỏi phiên bản khủng khiếp mùa thu năm ngoái.

Vẫn còn rất nhiều việc phải làm... và Microsoft cần phải quyết định “trảm” Yammer hoặc quan tâm nhiều hơn để nó có thể tốt như Slack. Nhưng lần đầu tiên từ trước đến giờ, Microsoft Office là một nền tảng mà bạn có thể sử dụng trên nhiều thiết bị... và sẽ muốn sử dụng.

Đối với các doanh nghiệp, đó là một dấu hiệu để thở phào nhẹ nhõm. Cách tiếp cận giữ thế lâu dài, chỉ vun vén cho Windows của Microsoft trong khi trừng phạt những nền tảng cạnh tranh khác là chiến thuật khá tốt trước thời iPhone, nhưng đến nay không tỏ ra hiệu quả. Doanh số PC tiếc tục rơi, doanh thu Mac không ngừng tăng, và thực tế tất cả mọi người trong các tập đoàn doanh nghiệp lớn đều có iPhone nếu không phải là iPad.

CNTT có thể có một nền tảng chung, chuẩn (Office 365) như mong muốn trong một thế giới đa công nghệ không đồng nhất, ngày càng phát triển mạnh theo hướng di động và BYOD (dùng thiết bị theo sở thích) mà người dùng lại thích như vậy.

Các trang web từng được xem là trung tâm thay thế cho máy PC, nhưng giờ đây chúng đã bị bộ phần mềm văn phòng trên mây (trong trường hợp này là Office 365) thay thế.

Trước đây, Google Apps chỉ là phương án thay thế của giới CNTT vì chúng hoạt động (kém) trên bất kỳ máy tính nào thông qua một trình duyệt và thông qua ứng dụng di động gốc. Mặc dù chức năng xử lý văn bản chưa đạt yêu cầu, nhưng Google Apps đã trở thành bậc tông sư trong lĩnh vực chia sẻ tài liệu, và nhiều người dùng sẵn sàng từ tính năng biên tập mạnh mẽ (của Office) để có được cho khả năng làm việc mọi lúc, mọi nơi.

Bây giờ, bạn không cần phải nhức đầu chọn lựa, ngay cả khi việc chia sẻ tài liệu của Office 365 vẫn còn phức tạp hơn dự kiến.

Và cũng không cần phải sử dụng của Apple iWork trên iOS, một cách tiếp cận hợp lý 18 tháng trước. Office đã có thế đứng vững chắc, mạnh mẽ trên iOS và MacOS, nơi iWork từ lâu chỉ là phần mềm dự bị cho cái ngày cho người dùng Mac không thể chấp nhận nổi Office. Nhưng cái ngày đó đã bị đấy xa tít tắp về tương lai mà và có lẽ không bao giờ đến.

Chiến lược web của Apple iWork cho Windows và Android cơ bản đã tự tách mình ra khỏi bất cứ môi trường đa nền tảng lớn - nhất là khi Apple giảm chức năng ứng dụng gốc năm 2013 để làm cho các trang web và ứng dụng gốc có chức năng ngang nhau. Còn với chiến lược lấy web làm trọng tâm của Google web, kết quả là một bộ phần mềm “khập khiễng”. Mặc dù Apple đã đưa vào một số tính năng của ứng dụng gốc 1 năm sau đó, iWork đã hết đà.

Trong thực tế, quyết định chuyển trọng tâm web sang trọng tâm ứng dụng của Microsoft đã có hiệu quả. Vài năm trước đây, ứng dụng gốc là chuyện không nên đầu tư nhiều, và tương lai là ứng dụng web. Nhưng vào thực tế mới thấy không phải như vậy: Ứng dụng web không thể xử lý nhiều như ứng dụng gốc, và chúng xử lý kém khủng khiếp trong ngữ cảnh đa ứng dụng - mà đây chính là cách làm việc chuyên nghiệp nhất.

Dùng một ứng dụng web hôm nay cũng giống như trở lại thời dùng ứng dụng đơn tác vụ hồi năm 1995 - bạn phải làm như vậy vì không có lựa chọn. Tại sao? Vì chuyện chuyển đổi qua lại giữa các ứng dụng (web) và chia sẻ hệ thống tập tin chung quá hấp dẫn khiến người dùng không thể từ bỏ.

Nhưng hồi đó, Microsoft lại theo chân Google lên web, kết quả là đưa ra giải pháp Office Online khủng khiếp. (Apple cũng chạy theo với iWork, và đến giờ chưa ngóc đầu lên được.).

Microsoft đã đi ngược dòng, đưa ứng dụng gốc lên trước và vào vị trí trung tâm một lần nữa, với tất cả sức mạnh và sự tiện lợi có thể mang lại.

Nhưng Microsoft đã không bỏ rơi các ứng dụng web: Đối với hầu hết ứng dụng Office 365, bạn có thể sử dụng phiên bản web hoặc phiên bản gốc. Các phiên bản web đủ sức để xử lý công việc tách biệt và nhanh, thuận tiện khi bạn không có máy PC không muốn bật chạy ứng dụng chỉ vì vài thay đổi nhỏ. Nếu bạn muốn chỉnh sửa đồng thời, có thể chọn dùng ứng dụng web. Ứng dụng gốc vô cùng phù hợp đối với các tính năng màn hình lớn, đa cửa số làm việc hoặc tài liệu phức tạp.

Kết quả của "cả hai" phương pháp tiếp cận này: bạn có được tính tiện lợi của Google Apps mà không bị hạn chế (về tính năng) như Google Apps so với Office. Apple iWork dường như cũng đang cung cấp tính năng kép như vậy nhưng Apple thiếu đầu tư iWork vài năm qua, cùng với quyết định hạn chế các ứng dụng gốc đối với MacOS và iOS, về cơ bản đã biến iWork bộ phần mềm đơn giản, miễn phí cho người dùng gia đình - những người không muốn trả tiền mua Office.

Nói cách khác, với Office 365, bạn khai thác được nhiều nhất các ứng dụng gốc và đám mây trên hầu hết thiết bị.

Chính xác, nhưng Office vẫn chưa phải là tốt nhất bởi còn rất nhiều vấn đề trong Office 365 mà Microsoft phải giải quyết, từ những hạn chế đối với lượng người dùng Mac, đến máy chủ Exchange cần làm sao để các máy khách có thể dùng chung các API và các chức năng lấy web làm trung tâm trong OneDrive và SharePoint cần được chuyển dời đến phần mềm máy khách gốc.

Tuy nhiên, Microsoft rõ ràng có nền tảng phần mềm văn phòng tốt nhất cho các công sở văn phòng hiện đại. Thực sự không có lựa chọn thay thế nào khác, ngay cả khi có vài sản phẩm lẻ tốt hơn về mặt nhắn tin, chẳng hạn. Chuyện như thế này 18 tháng ít nhà báo công nghệ nào dám viết ra, nhưng đó là sự thật.

Nếu Microsoft hoàn thành công trình này, câu nói đầy tham vọng một thời của Bill Gates "Windows trên mọi bàn làm việc" thậm chí sẽ còn mạnh mẽ hơn với “Office 365 trên mọi thiết bị", chắc chắn nhằm vào người dùng doanh nghiệp.