Hướng dẫn chia sẻ tài liệu Office 365

(PCWorldVN) Office 365, Office 2016, và OneDrive cuối cùng đã kết hợp cùng nhau trên đa nền tảng, bao gồm Windows, MacOS, iOS, Android và trang web.

• Microsoft trên 3 trụ đỡ: Windows, Office 365 và Azure
• Microsoft Office 365: những thử nghiệm đầu tiên
• Office 2016 chính thức phát hành trên toàn cầu
• Cách tăng miễn phí 15GB cho OneDrive
• Người dùng Office 365 được thả ga xài OneDrive

Trong lịch sử phát triển của Office 365, Microsoft Office và OneDrive - Microsoft luôn cố gắng kết hợp bộ ba phần mềm trụ cột này thành một công cụ làm việc cộng tác, phục vụ nhiều đối tượng người dùng và thiết bị. Sau nhiều năm phát triển và cập nhật lẻ tẻ, Microsoft đã gom chúng lại vào cùng một gói giải pháp dành cho môi trường làm việc cộng tác.

Các công cụ này vẫn có những hạn chế, nhưng vấn đề chính cần được giải quyết thực tế là do không phải ai cũng biết kết hợp các công cụ này để phục vụ công việc, nên nhiều người dùng không khai thác được sức mạnh làm việc cộng tác của các phần mềm này mặc dù đang sở hữu chúng. Office 2016 giúp dễ dàng để chia sẻ tài liệu, cho dù để làm việc cộng tác hay làm thư viện lưu trữ tài liệu, chẳng hạn như tài liệu hướng dẫn sử dụng dành cho các thành viên cùng 1 đội. Office 2016 cũng giúp cá nhân dễ dàng truy cập tài liệu lưu trữ trong các tài khoản lưu trữ đám mây OneDrive từ nhiều máy tính, máy tính bảng và thậm chí cả điện thoại thông minh.

Nếu bạn cài đặt ứng dụng OneDrive của Microsoft, bạn có thể truy cập vào tài liệu của bạn - bất kỳ tập tin nào - từ bất kỳ ứng dụng nào chứ không chỉ các ứng dụng thuộc Office 2016, từ bất kỳ thiết bị nào. Bạn cũng có thể chia sẻ các tập tin đó với bất cứ ai sử dụng ứng dụng web OneDrive Online - cho dù tập tin đó không cần phải có định dạng Office 2016.

Office 365, chẳng có gì phải băn khoăn, mang đến nhiều cách thức phối hợp cộng tác và làm-việc-từ-bất-cứ-nơi-nào.

Nhưng không phải ai cũng hiểu thông suốt cách thức khai thác bộ phần mềm này. Và hướng dẫn sau đây sẽ giúp bạn tận dụng lợi ích của Office 365. Cùng đó là cách sử dụng các công cụ chia sẻ có sẵn trong Office 365, Office 2016 và OneDrive trên Windows, MacOS, iOS và Android. 

Nội dung chính

Phần 1: Làm thế nào để nhận và thiết lập tất cả các thành phần của Office 365? 

Phần 2: Làm thế nào để chia sẻ tài liệu Office 365 trực tiếp với người khác từ các ứng dụng văn phòng? 

Phần 3: Làm thế nào để truy cập và sử dụng tài liệu lưu trữ trong OneDrive từ bất kỳ và tất cả các thiết bị của bạn? 

Phần 4: Làm thế nào để chia sẻ bất kỳ tài liệu--không chỉ là tài liệu Office 365 - với cả hai cá nhân và các nhóm tổ chức của bạn? 

Lưu ý là hình ảnh chụp màn hình trên Windows 10 được sử dụng xuyên suốt hướng dẫn này trừ trường hợp các công cụ này chạy trên nền tảng khác (ngoài Windows 10). 

Microsoft đã phổ thông hóa nhiều tính năng trên Windows 7 và các phiên bản tiếp theo; OS X Yosemite và các phiên bản tiếp theo của Mac OS; iOS 8 và các phiên bản tiếp theo; và Android 5.0 Lollipop và các phiên bản tiếp theo, cũng như các trình duyệt chính.

Nhưng không phải tất cả các tính năng phổ biến đều có sẵn cũng như làm việc trên tất cả các nền tảng. Người dùng Android chịu nhiều hạn chế nhất, trong khi người dùng Windows nhận được đầy đủ các tính năng.

Tầm nhìn “Universal App” (ứng dụng xuyên suốt đa nền tảng) của Microsoft là một hành trình dài. Một khi vượt qua những trở ngại ban đầu, bạn sẽ nhận thấy Office 365 là một công cụ hữ ích để làm việc trên nhiều thiết bị và chia sẻ với những người dùng khác. Nếu đã sử dụng Google Docs, bạn sẽ hiểu sức mạnh của bộ phần mềm này của Google. Và Office 365 mang sức mạnh chia sẻ đến cho bộ công cụ phần mềm văn phòng thông dụng nhất hiện nay.

Phần 1. Thiết lập các thành phần của Office 365

Hầu hết công việc thiết lập làm việc cộng tác Office 365 xảy ra ở phía hậu trường (máy chủ), nơi bạn định nghĩa và quản lý người dùng Active Directory cùng các chính sách liên quan; và thiết lập truy cập SharePoint và OneDrive, nếu có.

Nhưng cũng có những thiết lập phải thực hiện trên máy khách (client). Bộ phận CNTT có thể cho phép người dùng tự thiết lập trên phần mềm máy khách của mình, đặc biệt là cho các thiết bị di động và máy tính gia đình.

Cài đặt Office 2016

Hầu hết các gói phần mềm Office dành cho doanh nghiệp thuộc bộ phần mềm Office 2016 cho phép cài đặt 5 lần trên máy tính của từng người dùng (máy tính Windows hoặc Mac), cũng như lên đến 10 lần trên điện thoại thông minh và máy tính bảng iOS, Android và Windows Mobile (lưu ý rằng máy tính bảng Surface Pro hoặc máy tính bảng PC khác được tính như một máy tính, chứ không phải là máy tính bảng).

Đối với bộ phần mềm Office 2016, Microsoft cung cấp Excel, PowerPoint, OneNote và Word cho tất cả các hệ điều hành hỗ trợ, cùng phiên bản chạy qua trình duyệt web. Người dùng Windows cũng có thể dùng Access, Publisher và Sway. Đối với các ứng dụng Office 365 khác, tất cả bốn nền tảng trên và trình duyệt đều có OneDrive, Outlook, Skype for Business, và Yammer; nhưng Outlook trên thiết bị di động chỉ hỗ trợ một phần tính năng, còn Skype for Business và Yammer cơ bản không được hỗ trợ khi chạy bên ngoài Windows.

Ứng dụng di động có thể tải về từ các kho trực tuyến như App Store, Google Play và Windows Store. Khách hàng PC và Mac có sẵn từ office.microsoft.com sau khi đăng nhập thông qua menu đăng nhập ở phía trên bên phải của trang, như minh hoạ trong hình 1. Hãy nhớ dùng tùy chọn “Work, school, or university”. Đăng nhập bằng cách sử dụng tài khoản đăng nhập Active Directory tiêu chuẩn (bạn dùng để đăng nhập vào email như Outlook).

Hình 1. Đăng nhập vào tài khoản Office 365 của bạn từ một trình duyệt để cài đặt và quản lý các phần mềm máy tính để bàn.

Mẹo: Nếu bạn cũng có một tài khoản Office 365 cá nhân, bạn nên  chọn tùy chọn “For Home” thay vì “Work, school, or university” để quản lý tài khoản đó. Bạn không cần phải cài đặt các ứng dụng Office 2016 từ cả hai tài khoản, vì chúng đều chạy, nhưng bạn cần phải đăng nhập riêng biệt vào từng tài khoản này (1 của cá nhân, 1 của công ty) khi cần quản lý cài đặt thiết lập riêng.

Sau khi đăng nhập vào Office 365, hãy nhấp vào biểu tượng cài đặt ở phía trên bên phải, và chọn Office 365 trong menu thả xuống. Sau đó nhấp vào mục Software trong cửa sổ xuất hiện. Nếu bạn không thấy tùy chọn đó, có lẽ các ứng dụng này đã được cài trên máy tính này rồi; Nếu chưa cài, bấm vào mục Install Status ở thanh sidebar, tiếp đó nhấp vào mục Install Desktop Applications trong cửa sổ chính.

Bạn sẽ thấy biểu tượng của các ứng dụng Office mà bạn có quyền sử dụng. Cuộn xuống và nhấp vào mục Install để cài đặt chúng lên máy tính của bạn. Như Hình 2 cho thấy bạn có thể thấy một tùy chọn bên dưới để cài đặt Office 365 ProPlus với Office 2013 khi sử dụng  máy tính PC hoặc để cài đặt Office 2011 khi sử dụng máy Mac. Chỉ làm thế khi bộ phận CNTT cho phép. Các ứng dụng Office 2013 và 2011 được đưa vào tùy chọn để đảm bảo tính tương thích, nhưng bạn cần phải sử dụng Office 2016 để tận dụng đầy đủ các tính năng chia sẻ tài liệu trong Office 365.

Hình 2. Sau khi đăng nhập vào tài khoản Office 365, hãy vào phần cài đặt Office 365 để cài đặt các bộ ứng dụng có sẵn cho máy tính của bạn.

Bạn cũng có thể sử dụng phiên bản Office Online của các ứng dụng Office 2016 trên trình duyệt. Đây là cách làm thuận tiện khi bạn phải sử dụng máy tính của người khác, một máy tính cấp cho bạn tạm thời hoặc máy tính tại nhà (khi bộ phận CNTT không cho phép bạn tải xuống để cài). Đăng nhập vào office.microsoft.com như đã hướng dẫn ở trên, sau đó nhấp vào nút Apps ở góc trên bên trái để hiển thị cửa sổ các ứng dụng Office Online có sẵn như Hình 3 cho thấy; bấm vào app bạn muốn mở chạy trong trình duyệt.

Hình 3. Để sử dụng các ứng dụng Office 2016 từ trình duyệt, hãy chọn ứng dụng trực tuyến từ lưới các tùy chọn sau khi đăng nhập vào tài khoản Office 365.

Để kiểm tra nơi mà bạn đã cài đặt các ứng dụng Office 2016, hãy vào Settings > Office 365, sau đó nhấp vào mục Install Status trên sidebar. Hình 4 cho thấy cửa sổ.

Hình 4. Office 365 thường giới hạn tài khoản doanh nghiệp chỉ được 5 bản cài đặt (đồng thời) trên máy tính (máy tính Windows hoặc Mac). Bạn có thể xem máy tính nào có Office 365 được kích hoạt Office 365 hay tắt sau khi đăng nhập vào tài khoản Office 365.

Một khi đã cài đặt các ứng dụng Office 2016 lên máy tính và thiết bị khác, bạn phải đăng nhập bằng thông tin đăng nhập Active Directory của mình. Bạn sẽ nhận được một cửa sổ bật lên yêu cầu bạn đăng nhập khi bạn lần đầu tiên sử dụng một ứng dụng Office 2016. Nếu không, tìm kiếm mục Sign In, ở phía trên bên phải trong Windows và ở phía trên bên trái trong MacOS, iOS và Android. Nhập địa chỉ email của bạn để kiểm tra xem liệu đây có phải là tài khoản hiện có hay không; Nếu đúng, hãy tiếp tục nhập mật khẩu. Nếu không, hãy kiểm tra với bộ phận CNTT hoặc tạo tài khoản của bạn (bạn sẽ cần phải đăng ký thuê bao trả tiền  trong trường hợp này). Đăng nhập vào Excel hoặc PowerPoint hoặc Word sẽ đều đăng nhập tài khoản này của bạn vào cả 3 ứng dụng này.

Cài đặt OneDrive

Truy cập OneDrive trước khi cài đặt Windows 10 và có sẵn thông qua dải tiện ích của File Explorer (có thể cài đặt OneDrive từ Windows Store, nhưng không cần thiết). Đối với Windows 8 và 8.1, OneDrive có sẵn thông trên Windows Store. Đối với Windows 7, bạn phải tải về và cài đặt. Đối với Mac, cài đặt OneDrive từ Mac App Store, và hãy nhớ cập nhật OneDrive cho Mac lên phiên bản mới nhất, vì app này chỉ vừa mới được hỗ trợ để truy cập vào các tài khoản OneDrive dành cho cá nhân và tổ chức. Nếu dùng thiết bị di động, hãy tải về OneDrive từ cửa hàng ứng dụng tương ứng.

Sau khi cài đặt, OneDrive sẽ vận hành như một ổ đĩa ảo trong cửa sổ File Explorer của Windows, hoặc như một ổ đĩa ảo trong Finder của MacOS, vị trí Open In trong iOS, một vị trí trong trình duyệt tập tin trong Android, nghĩa là trong nội tại của hệ thống quản lý tập tin. (Phần 3 cho thấy mục Open In của iOS và trình duyệt tập tin của Android).

Mẹo: Microsoft đã ngưng hỗ trợ app OneDrive for Business và nhập nó vào OneDrive, vì vậy bạn nên ngừng sử dụng app này. Nhưng vẫn còn đó những rắc rối, một số chỉ mục trong các app của Microsoft vẫn dùng nhãn "OneDrive for Business" để cho biết đây là OneDrive phiên bản doanh nghiệp.

Trong Windows, biểu tượng OneDrive sẽ xuất hiện ở bên phải của thanh tác vụ (taskbar). Trong MacOS, nó sẽ xuất hiện bên phải của thanh menu (biểu tượng OneDrive riêng biệt trên thanh taskbar hoặc menu cho mỗi tài khoản mà bạn thêm vào). Nếu bạn nhấp vào biểu tượng OneDrive trong Windows hay MacOS, một trình đơn cho thấy trạng thái đồng bộ và cho phép bạn mở nội dung OneDrive trong File Explorer hoặc cửa sổ Finder.

Nhấp chuột phải vào biểu tượng OneDrive trong Windows 7, 8 và 8.1 để mở cài đặt; nhấp tiếp vào biểu tượng OneDrive và chọn cài đặt trong trình đơn OneDrive của Windows 10 (Hình 5) hoặc tùy chọn Preferences trong trình đơn OneDrive của MacOS (Hình 6). Chính mục Settings hay Preferences là nơi bạn thêm tài khoản OneDrive để truy cập trực tiếp bằng máy tính của bạn và các ứng dụng. OneDrive cho phép truy cập vào một tài khoản cá nhân, nhưng nhiều tài khoản doanh nghiệp.

Mẹo: OneDrive cho Mac thường xuyên quên việc khởi chạy khi bạn bật máy, khởi động lại, hoặc đăng nhập vào máy Mac. Khi điều đó xảy ra, hãy vào thư mục Applications để bật chạy OneDrive, sau đó kích hoạt lại trong tùy chọn Open at Login trong phần General ở trong mục Preferences (thông qua biểu tượng OneDrive ở thanh menu).

Chuyển đổi giữa các tài khoản Office 365 Nếu bạn có nhiều tài khoản Office 365, việc chuyển đổi giữa chúng sẽ khác nhau theo hệ điều hành. Trong Windows, hãy nhấp vào tên của bạn ở góc dưới bên phải của thanh menu và chọn chuyển đổi tài khoản (Switch Account). Hoặc bấm vào File để hiện ra danh sách tập tin và nhấp vào Accounts thanh sidebar; sau đó nhấp vào Switch Account ở góc trên bên trái của cửa sổ chính. Chuyển đổi tài khoản Office 365 trong Office 2016 for Windows ngay bên trong một tài liệu. Chuyển đổi tài khoản Office 365 trong Office 2016 cho Windows từ cửa sổ File. Trong MacOS, nhấp vào chữ cái đầu trong biểu tượng vòng tròn ở góc trên bên trái, sau đó đăng xuất khỏi tài khoản hiện tại và đăng nhập vào tài khoản muốn dùng. Chuyển đổi tài khoản Office 365 trong MacOS. Trong iOS, đi đến danh sách tập tin (bấm vào biểu tượng mũi tên trái khoanh tròn ở phía trên bên trái của thanh công cụ nếu đang chỉnh sửa một tài liệu), nhấn các phím kí tự viết tắt trong biểu tượng hình tròn ở góc trên bên trái, bấm vào tài khoản của bạn ở trên cùng của trình đơn, đăng xuất khỏi tài khoản đó, sau đó bấm vào biểu tượng đăng nhập ở góc trên bên trái để đăng nhập vào tài khoản bạn muốn. Chuyển đổi tài khoản Office 365 trong iOS. Trong Android, đến danh sách tập tin (bấm vào mục File phía trên bên trái của thanh công cụ nếu chỉnh sửa một tài liệu), nhấn vào tên của bạn hay biểu tượng ở góc trên bên phải, bấm vào biểu tượng Settings (hình bánh răng) xuất hiện bên dưới, đăng xuất khỏi tài khoản đó, mở lại Office, nhấn vào biểu tượng Sign in phía trên bên trái để đăng nhập vào tài khoản bạn muốn. Với Android, bạn không thể có nhiều tài khoản Office 365 đăng nhập đồng thời trong các ứng dụng Office 2016, mặc dù cách này có thể làm được với Windows, MacOS và iOS. Nhưng bạn có thể sử dụng nhiều tài khoản OneDrive trong các ứng dụng Android Office. Chuyển đổi nhiều tài khoản Office 365 trong Android. Mẹo. Office 2016 for Windows dễ làm bạn lẫn lộn nếu bạn có nhiều tài khoản Office 365, chẳng hạn như tài khoản dành cho công việc và cá nhân, hoặc nếu bạn đang đăng nhập vào một tài khoản Office 365 dành doanh nghiệp trên một máy tính đăng được đăng nhập (trên Windows) bằng tài khoản cá nhân. Việc đó có thể làm bạn không truy cập được. Có một thủ thuật đặc biệt để Office 2016 cho phép tài khoản doanh nghiệp đăng nhập được trong những trường hợp sau đây.

Phần 2. Chia sẻ tài liệu trực tiếp với người khác

Cách dễ nhất để chia sẻ các tập tin tài liệu Office chính là bằng bộ phần mềm Office 2016. Tất cả các app cho phép bạn chia sẻ các tài liệu đang mở, và các app trên một số nền tảng khác cũng cho phép bạn chia sẻ các tập tin từ danh sách tài liệu, ngay cả khi chúng chưa được mở.

Cho dù bạn đang sử dụng Windows, MacOS, iOS hay Android, bạn có thể chia sẻ tài liệu mở theo cùng một cách: Nhấp chuột hoặc bấm nút chia sẻ (biểu tượng hình người ở phía bên phải của thanh công cụ Toolbar; trong Windows, nó cũng có tên là Share).

Microsoft cung cấp cho người dùng Windows nhiều nhiều cách lựa chọn để chia sẻ bên trong cửa sổ chia sẻ Share. Chẳng hạn, có vài cách gửi đường dẫn (link) cho người làm việc cộng tác với bạn qua email. Người nhận có thể mở hoặc xem tài liệu trong trình duyệt web hoặc trong bộ phần mềm Office 2016, và họ cần có một tài khoản Office 365.

Dưới đây là các tùy chọn để chia sẻ dựa trên email:

• Sử dụng trường Invite People để gõ tên hay địa chỉ email của những người bạn muốn chia sẻ, hoặc nhấp vào biểu tượng sổ địa chỉ (Address Book) để sổ danh bạ của công ty (Exchange Global Access List - GAL), như minh hoạ trong Hình 7. Chỉ có người trong danh sách GAL mới có thể nhận được tài liệu chia sẻ bằng cách này, trừ khi bộ phận CNTT cho phép Office 365 chia sẻ cho bên thứ ba.

• Sử dụng mục Can Edit để cho phép người được chia sẻ có thể chỉnh sửa tài liệu, chẳng hạn cho việc hợp tác chỉnh sửa hoặc biên tập nhiều vòng, hoặc chỉ cấp cho họ quyền đọc không sửa (Read Only) tài liệu được chia sẻ.

• Sử dụng mục Automatically Share Changes (tự động chia sẽ thay đổi) để kiểm soát và đảm bảo mọi thay đổi đều được thông báo tự động cho người nhận, dĩ nhiên chỉ dành cho những người được bạn chia sẻ. Người chỉnh sửa tài liệu sẽ có các phiên bản hiện tại, do đó, trình đơn này thể hiện những thông báo được gửi cho những người đó.

• Nếu bạn muốn cung cấp thông tin về các tài liệu mà bạn đang chia sẻ, nhập nội dung trong trường bình luận (comment). Bình luận đó sẽ xuất hiện trong phần nội dung email mà họ nhận được.

Khi đã sẵn sàng để chia sẻ tài liệu dựa trên thông báo email, hãy nhấn vào nút chia sẻ (Share).

Hình 7. Cửa sổ chia sẻ (Sharing pane) ở bên phải của một tập tin mở trong Office 2016. khi cần, bấm nút mở sổ địa chỉ để tìm đồng nghiệp công ty từ danh sách Exchange Global Address List (bên trái).

Bạn cũng có thể chia sẻ tài liệu bằng cách sao chép đường dẫn chia sẻ tập tin và chép vào email, tin nhắn hoặc phương tiện truyền thông khác. Để làm như vậy, bấm vào mục Get a Sharing Link ở dưới cửa sổ chia sẻ. Một cửa sổ mới sẽ mở và cho phép bạn chọn những loại liên kết để gửi: lời mời chia sẻ tài liệu chỉ xem (read-only) hay có thề chỉnh sửa (editable) thông qua Office Online. Chép liên  kết vào email, tin nhắn, tài liệu, hoặc bất cứ phương tiện gì; Khi đồng nghiệp của bạn nhấp vào liên kết, tài liệu sẽ mở ra trong Office Online trên trình duyệt.

Các tùy chọn đều tương tự nhau nhưng đơn giản hơn cho người không sử dụng Windows. MacOS và iOS có giao diện tương tự khi cùng bật mở cửa sổ chia sẻ Share khi bạn nhấp chuột vào nút chia sẻ:

• Mục Invite People là nơi bạn gửi email cho người nhận có chứa một liên kết đến tài liệu chia sẻ. Bạn không thể truy cập danh sách truy cập Global Access List trong MacOS hay iOS, vì vậy bạn phải nhập ít nhất một phần của tên họ cần tra thì mới có kết quả tìm kiếm. Chọn mục Can Edit trong hộp thoại hiện ra nếu bạn muốn người nhận để có thể chỉnh sửa tài liệu trong Office Online hay Office 2016.

• Copy Link sao chép đường dẫn đến tài liệu chia sẻ. Nhấp vào tùy chọn để có địa chỉ (URL) tự động lưu vào bộ nhớ tạm thời của MacOS hoặc iOS, để sau đó có thể dán vào tin nhắn, văn bản hoặc phương tiện truyền thông khác. Lưu ý rằng bạn không thể xác định tài liệu trong trường hợp  này có thể chỉnh sửa hay không. Thay vào đó, bạn kiểm soát các tình trạng chỉnh sửa thông qua OneDrive Online như mô tả trong phần 4.

• Mục Send Attachment sẽ mở ứng dụng email của bạn và gắn tài liệu cần chia sẻ vào tin nhắn mới, để bạn có thể gửi cho bất cứ ai theo cách truyền thống. Tài liệu được gửi đính kèm này là bản sao từ tập tin gốc, vì vậy bạn không thể chỉnh sửa chung với người khác khi chia sẻ theo phương pháp này. Khi bạn bấm vào Send Attachment,  bạn được lựa chọn định dạng tập tin gửi đi: định dạng tập tin gốc theo ứng dụng Office hoặc PDF.

Người dùng Android có được chỉ có hai lựa chọn trong cửa sổ chia sẻ Share:

• Mục Share a Link mở ra một cửa sổ để chọn phương pháp chia sẻ ưa thích: qua email, Google Drive, hoặc bất kỳ ứng dụng khác. Bạn không thể chọn cách chia sẻ tài liệu có thể chỉnh sửa như trong Windows, MacOS và iOS.

• Share an Attachment cũng hoạt động chính xác như Send Attachment trong MacOS và iOS ở trên.

Với iOS và MacOS, bạn cũng có thể chia sẻ tập tin khi chúng chưa được mở:

• Trong MacOS, hãy nhấp vào Recents trong cửa sổ tập tin File để hiển thị các tài liệu đã mở gần đây. Nhấp chuột phải vào một tập tin và chọn chia sẻ Share từ menu ngữ cảnh. Bạn sẽ có menu con mở ra, trong đó có thể chọn ra lệnh Invite People và Copy Link.

• Trong iOS, bấm vào nút Share ở bên phải của tên tập tin trong danh sách Recents của cửa sổ File, sau đó bấm vào Share trong menu xuất hiện. Bạn sẽ có các lựa chọn Invite People, Copy Link, và Send Attachment.

Mẹo: Tài liệu mở ra trong Office Online chỉ đọc chứ không sửa được (Read-Only) theo mặc định. Chúng có thể chỉnh sửa trực tuyến hoặc bằng Office 2016 trên máy tính. Để làm như vậy, như Hình 8 cho thấy, nhấp vào menu Edit ở bên phải của thanh công cụ và chọn Edit in Browser hay Edit in [tên của App] nếu bạn đang mở app Office 2016 trên máy tính. Bạn sẽ có được thêm nhiều tính năng trong ứng dụng gốc, nhưng Office Online thích hợp để chỉnh sửa cơ bản và trang trí hoàn thiện văn bản. 

Hình 8. Sau khi mở một tập tin trong Office Online, bạn có thể chọn để chỉnh sửa nó trong trình duyệt hoặc trong một app gốc Office 2016.

Nếu những người khác đang biên tập hoặc được cấp quyền chỉnh sửa tài liệu, bạn sẽ thấy tên của họ trong vùng chia sẻ Share trong Windows và MacOS. Trong iOS, bấm vào Shared With trong cửa sổ Share để xem danh sách. Nếu bạn thấy một tên 1 người nào đ ó xuất hiện nhiều lần, có nghĩa là người đó đang mở cùng 1 tài liệu trên nhiều thiết bị. Trong những nền tảng thứ ba, bạn sẽ thấy một huy hiệu bên cạnh nút Share,cho thấy hiện có bao nhiêu người dùng đang chỉnh sửa tài liệu. Thật không may, các ứng dụng Office trong Android không cho thấy có bao nhiêu người đang chỉnh sửa một tài liệu hoặc những người có quyền truy cập. 

Theo Infoworld

Phần 3 và 4 còn lại sẽ được đăng trong số tháng 9/2016

PC World VN 08/