Tự động gửi tập tin đính kèm Gmail đến Dropbox

(PCWorldVN) Hướng dẫn sử dụng dịch vụ IFTTT để tạo ra một hệ thống tự động gửi bất kỳ tập tin đính kèm nào mới nhận trong Gmail vào tài khoản Dropbox, giúp bạn có thể dễ dàng tổ chức và truy cập hơn.

• Chèn trực tiếp tài liệu Dropbox vào Gmail
• Đổi tên tập tin và thư mục Dropbox trên iOS
• Chặn đứng hành vi theo dõi thư đã đọc trên Gmail
• Ứng dụng kiểm tra độ an toàn của tài khoản Gmail
• 5 cách dọn dẹp hộp thư Gmail

Một trong những giới hạn của dịch vụ thư điện tử Gmail là sử dụng dung lượng lưu trữ để lưu tất cả tập tin đính kèm trong email của bạn. Có vẻ như bạn phải cần mỗi ngày ít nhất 15 phút để duyệt qua hộp thư đến Gmail của mình, lưu lại các tập tin đính kèm vào máy tính cục bộ và xem báo cáo về không gian lưu trữ còn trống để xóa bớt email.

Tuy nhiên, việc xử lý hàng đống email từ khách hàng, đồng nghiệp và bạn bè cũng đủ khiến bạn không còn thời gian để làm những việc trên. May mắn thay, bạn có thể tạo ra một quy trình làm việc tự động để làm điều đó thông qua dịch vụ IFTTT.

IFTTT (viết tắt của cụm từ “If This, Then That”) là một công cụ mạnh mẽ có thể kết nối trực tiếp với các dịch vụ nền tảng web, cho phép bạn ấn định một số qui định (rule) theo cấu trúc hàm “If… Then…” quen thuộc trong Excel bằng cách sử dụng sự kết hợp của các điều kiện và hành động. Chẳng hạn, bạn có thể thiết lập để dịch vụ theo dõi trang Facebook của mình và tự động tải lên dịch vụ Dropbox bất kỳ bức ảnh nào mà bạn được “tag”, hay tự động lưu các truyện đánh dấu sao trong Google Reader lên dịch vụ Instapaper và Evernote.

Dịch vụ IFTTT sẽ tạo ra một hệ thống tự động gửi bất kỳ tập tin đính kèm nào mới nhận trong tất cả email Gmail vào tài khoản Dropbox, giúp bạn có thể dễ dàng tổ chức và truy cập hơn. Dưới đây là các bước thực hiện:

Tạo một điều kiện (trigger)

Để tạo ra hệ thống tự động gửi tập tin đính kèm Gmail vào tài khoản Dropbox, trước hết hãy đăng ký một tài khoản IFTTT nếu bạn chưa có. Sau đó, đăng nhập và nhấn vào mục “Create a Recipe” trong phần Dashboard. Trong trang tiếp theo, cụm từ “ifthisthenthat” xuất hiện với từ “this” được đánh dấu sáng.

Hãy nhấn vào từ “this” và bạn sẽ thấy trang Choose Trigger Channel xuất hiện cùng với một danh sách dịch vụ mà IFTTT hỗ trợ. Hãy cuộn xuống phía dưới danh sách và chọn Gmail để liên kết với IFTTT (hoặc cũng có thể gõ Gmail vào ô Search để tìm kiếm).

Trang tiếp theo sẽ tự động hiển thị các tùy chọn Trigger liên quan đến Gmail. Trong trường hợp này, vì chúng ta muốn lưu các tập tin đính kèm trong email nên hãy nhấn chọn vào hộp “Any new attachment in inbox”.

Tiếp theo, hãy nhấn nút Create Trigger. Khi này, từ “that” trong cụm từ “ifthisthenthat” sẽ được đánh dấu sáng lên và bạn hãy nhấn vào đó.

Định nghĩa một hành động (action)

Bạn vừa tạo một trigger để định nghĩa điều kiện mỗi khi nhận được email có tập tin đính kèm. Bây giờ là bước để định nghĩa hành động nếu điều kiện trên được thỏa. Hãy tìm và chọn Dropbox trong danh sách của trang Choose Action Channel.

Sau đó nhấn vào hộp “Add file from URL” để tải tập tin đính kèm trong Gmail với đường dẫn được cung cấp và lưu vào Dropbox.

Bạn sẽ thấy danh sách các trường hành động gồm có File URL, File Name và Dropbox Folder Path. Mỗi trường này là một trình đơn xổ xuống cho phép bạn thêm và sắp xếp các hành động. Sau khi đã khai báo các trường này, hãy nhấn vào nút Create Action.

Cuối cùng, hãy nhấn vào nút Create Recipe để hoàn thành việc tạo và kích hoạt công thức. Kể từ bây giờ, tất cả các tập tin đính kèm trong tài khoản Gmail sẽ được tự động thêm vào tài khoản Dropbox của bạn.