Không sử dụng email trong nội bộ, liệu có khả thi?

(PCWorldVN) Email không phải là công cụ giao tiếp nội bộ hiệu quả, nhưng từ bỏ nó không phải là điều dễ. Một công ty lớn đang cố làm điều này và họ đang gặt được thành công mỹ mãn.

• Ứng dụng nhắn tin Slack và kỳ vọng 'sang trang' với 722 emoji mới
• Nâng cao năng lực quản lý doanh nghiệp tại Việt Nam trong thế kỷ 21
• Quản lý doanh nghiệp bằng smartphone
• Triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp - Ý kiến trao đổi thêm

Cách nay 4 năm, mỗi tuần 90.000 công nhân tại Atos (là công ty dịch vụ CNTT toàn cầu có gốc tại Pháp) trung bình bỏ ra từ 15-20 giờ để đọc và viết email cho người khác. Email trở thành một công cụ không thể thiếu đối với nhiều người. Nhưng từ đó, giám đốc nhân sự Philippe Mareine làm một điều trái với lẽ thường là không cho nhân viên dùng email nữa. Thay vì gửi email, nhân viên được khuyến khích tương tác, trao đổi với nhau bằng một mạng xã hội nội bộ tên là BlueKiwi.

Atos không phải là doanh nghiệp duy nhất thúc đẩy được hiệu suất làm việc thông qua mạng xã hội, mà họ là tập đoàn duy nhất đã thử loại bỏ email trong nội bộ. Công ty có doanh thu 12 tỉ USD/năm này nói rằng lượng email nội bộ đã giảm đến 70% từ năm 2011, cụ thể là mỗi ngày, mỗi người trung bình chỉ có 6 email. Việc chuyển sang mạng xã hội đã thay đổi cách thức mà Atos quản lý nhân sự và làm việc cộng tác. Mặc dù chưa có chứng cứ Atos hoàn toàn không dùng email nhưng chiến dịch "Zero E-mail" mà họ đưa ra đã giúp họ giảm được chi phí điều hành doanh nghiệp lên đến 60% trong vòng 4 năm qua, cải thiện tính hiệu qủa rất nhiều. Atos hiện đang đẩy BlueKiwi cho đối tác, khách hàng.
 

Altos tiết kiệm được 60% chi phí điều hành khi chuyển sang dùng mạng nội bộ để trao đổi thông tin giữa các nhân viên từ 4 năm nay.

Như các mạng xã hội cộng tác khác, như Slack, HipChat hay Yammer, BlueKiwi cho nhân viên tạo các nhóm trực tuyến, là nơi trao đổi thông tin hay cùng nhau làm việc cho một dự án cụ thể nào đó. Đồng nghiệp có thể đánh giá, xem được tài liệu lẫn nhau, cả video, thông qua hệ thống mạng và có thể đăng nhận xét về tài liệu ấy thay cho những nhận xét mà chúng ta thường phải reply-all trong email. Một ứng dụng nhắn tin riêng và một công cụ tạo cuộc họp cũng nằm trong gói BlueWiki này.

Có một nhóm tư vấn của Atos cũng dùng BlueWiki để tạo bộ phận trợ giúp nội bộ, là nơi họ hỗ trợ đồng nghiệp để trả lời câu hỏi của khách hàng. Thời gian cần để giải quyết loạt câu hỏi giảm xuống còn 45 phút thay vì 2 giờ như trước đây khi còn dựa vào hệ thống email. Một khách hàng của Atos là Albéa Group, nhà sản xuất bao bì mỹ phẩm của Pháp, đã dùng qua BlueWiki để giúp truyền thông nội bộ dễ dàng hơn, giúp tăng tương tác giữa csc nhà nghiên cứu và người quản lý nhà máy khi phát triển mẫu bao bì mới. Theo Eric Lafarge, phó chủ tịch hệ thống thông tin của Albéa, hệ thống này đã thay đổi phương pháp làm việc của họ.

Còn Radicati Group, là công ty tư vấn theo dõi lượng sử dụng email người dùng, ước tính một doanh nhân trung bình nhận/gửi 112 email mỗi ngày. Trong đa số trường hợp, email là công cụ cộng tác rất tệ. Hộp thư Inbox dễ khiến người dùng xao nhãng, còn những luồng email dài ngoằng, nhiều người nhận lại rất rối rắm, khó theo dõi được ý chính. Còn theo một nghiên cứu mới đây của Altimeter cho rằng trong năm nay, có nhiều doanh nghiệp thiết lập mạng xã hội nội bộ riêng nhưng nhân viên lại sit dùng. Mà theo họ, nguyên nhân chính là do những người lãnh đạo không dùng công cụ mới, nên nhân viên không theo.

Tại Altos, CEO Thierry Breton cho biết ông chưa bao giờ gửi một email nội bộ trong nhiều năm qua. Breton thay đổi hệ thống khen thưởng để thưởng cho nhân viên nào sử dụng BlueKiwi và có số lượng đồng nghiệp theo dõi "follow" nhiều nhất. Cách quản lý này đã tạo ra được cú hích cần thiết trong việc chuyển đổi cách giao tiếp nội bộ.

Dĩ nhiên, nhân viên Altos vẫn dùng email với khách hàng, đối tác, nhà sản xuất và bên ngoài. Và cũng tồn tại rủi ro là những nội dung đăng trên BlueKiwi cũng không thu hút được nhiều chú ý giống như email. Nhân viên Atos đã tạo ra khoảng 10.000 nhóm trên mạng xã hội nội bộ này, với nhiều chủ đề rất đa dạng, từ thể thao cho đến thời trang.