TP.HCM đẩy mạnh ứng dụng CNTT vào quản lý, chỉ đạo và điều hành

(PCWorldVN) Hơn 420.000 văn bản được trao đổi qua mạng giữa 153 đơn vị tính đến đầu tháng 5/2015 chính là 'quả ngọt' từ chương trình đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong quản lý của TP.HCM trong thời gian qua.

• TP.HCM: Đẩy mạnh ứng dụng CNTT để nâng cao chất lượng dịch vụ hành chính công
• Chính phủ điện tử gắn với cải cách thủ tục hành chính
• 40 năm Khoa học và Công nghệ TP.HCM: Thành công bởi dám nghĩ, dám làm và dám đột phá
• TP.HCM triển khai nhiều hoạt động chào mừng Ngày Khoa học và Công nghệ Việt Nam lần thứ 2
• TP.HCM triển khai phần mềm quản lý văn bản hồ sơ công việc

Theo số liệu thống kê tự động từ Mạng Thông tin tích hợp trên Internet của TP.HCM (HCM CityWeb), Văn phòng UBND Thành phố (TP) đã gửi và nhận qua mạng tổng cộng hơn 56.128 văn bản các loại, trong khi đó dẫn đầu khối Sở - ngành và UBND quận - huyện lần lượt là Sở Kế hoạch - Đầu tư với 25.693 văn bản và UBND quận 1 với 10.866 văn bản.

Được biết, từ tháng 9/2014, Sở Thông tin và Truyền thông (TTTT) TP đã tổ chức nhiều buổi hướng dẫn về liên thông Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản của TP. Tại các buổi này, Sở TTTT đã hướng dẫn sử dụng phần mềm hỗ trợ quản lý sổ văn bản đi, đến; trao đổi văn bản với UBND TP và các quận, huyện, Sở - ngành khác trên địa bàn thông qua trục liên thông.

Thông qua giải pháp "hợp nhất" này, các đơn vị có thể chủ động biết được văn bản, công văn mà mình gửi đến các Sở - ngành hay đơn vị khác đang được tiếp nhận, xử lý ở khâu nào, có những trả lời, điều chỉnh hay góp ý gì hay không, tránh tình trạng đùn đẩy công văn, né tránh trách nhiệm phản hồi cũng như hỗ trợ hoàn thiện các văn bản liên quan, đặc biệt đối với các văn bản có liên quan trực tiếp đến phục vụ nhân dân.

Theo chỉ đạo trước đó của UBND TP, trong năm 2015, toàn bộ 100% văn bản (ngoại trừ văn bản mật) phải được thực hiện gửi và nhận qua Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản.

Cũng từ 1/3/2015, UBND TP.HCM chỉ đạo các cán bộ, công chức làm việc tại Văn phòng UBND TP.HCM, lãnh đạo các quận - huyện, Sở - ban - ngành, các đơn vị hành chính, sự nghiệp và các công ty TNHH một thành viên do Nhà nước làm chủ sở hữu trên địa bàn TP phải tham gia sử dụng phần mềm lịch công tác của Thường trực UBND TP.HCM mỗi khi có nhu cầu đăng ký lịch làm việc với lãnh đạo TP, trừ lịch làm việc có yêu cầu mật.

Cụ thể, sau khi truy cập vào hệ thống qua địa chỉ được cung cấp, các đơn vị có thể đăng ký lịch làm việc với Thường trực UBND TP.HCM thông qua chức năng "Đăng ký lịch".

Giao diện đăng nhập phần mềm lịch công tác trực tuyến của UBND Thành phố trên thiết bị nền tảng iOS.

Khi có đăng ký lịch công tác từ các đơn vị, lãnh đạo UBND TP.HCM được đăng ký hoặc thư ký phụ trách được ủy quyền sẽ nhận được thư điện tử thông báo từ hệ thống để xem xét và duyệt lịch.

Đơn vị, cá nhân đăng ký lịch có thể theo dõi lịch đăng ký của mình được duyệt hay chưa thông qua chức năng “Lịch chính thức” của phần mềm.

Thư mời họp sẽ được soạn thảo và gửi đi thông qua chức năng "Thư mời họp" của phần mềm.

Được biết, từ đầu năm 2015, UBND TP đã chỉ đạo Sở TTTT triển khai nhiều buổi tập huấn sử dụng thư điện tử công vụ và lịch công tác của Thường trực UBND TP cho lãnh đạo các Sở - ban - ngành, quận - huyện, công ty/tổng công ty của TP.

Bà Võ Thị Trung Trinh - Phó Giám đốc Sở TTTT Thành phố cho biết, phần mềm lịch công tác của Thường trực UBND TP còn có phiên bản cài đặt trên thiết bị di động (hiện chỉ có phiên bản dành cho nền tảng iOS - PV), qua đó giúp lãnh đạo các Sở - ban - ngành, quận - huyện không bỏ sót bất kỳ cuộc họp nào với Thường trực UBND TP mà đơn vị mình có tên trong thành phần tham dự bởi mọi thông tin về giờ giấc, nội dung làm việc tại buổi họp này đều được hệ thống tự động nhắc nhở (reminder) trước từng buổi họp.

Cũng theo lời bà Trinh, đối với UBND quận - huyện, ngoài Chủ tịch và các Phó Chủ tịch, phần mềm lịch công tác của Thường trực UBND TP cũng được cài đặt cho người giữ chức danh Chánh Văn phòng để đảm bảo có sự sắp xếp lịch công tác, lịch làm việc tại đơn vị sao cho phù hợp, và đặc biệt hơn hết là các đơn vị cũng có thể thông qua phần mềm này để chủ động đăng ký trực tuyến lịch làm việc với lãnh đạo TP.

Tính đến đầu tháng 4/2015, đã có 94 đơn vị Sở - ban - ngành, quận - huyện và các công ty/tổng công ty của TP đăng ký tham gia tập huấn nâng cao năng lực ứng dụng CNTT vào quản lý, chỉ đạo, điều hành cho các cấp lãnh đạo; trong đó quận - huyện - 24 đơn vị; Sở - 18 đơn vị; Ban ngành - 37 đơn vị; Tổng công ty - 15 đơn vị).

Dấu ấn HCM CityWeb

Có thể khẳng định, trang chủ Mạng Thông tin tích hợp trên Internet của TP.HCM  - HCM CityWeb tính đến thời điểm hiện tại đã cho thấy Thành phố đang tiến rất gần đến chặng cuối cùng của mô hình chính phủ điện tử và hành chính công mức độ cao nhất.

Tại cổng thông tin điện tử này, mọi người dân, Sở - ban - ngành, UBND quận - huyện, tổ chức hay cá nhân quan tâm đều có thể tham khảo tất cả tin tức liên quan đến các hoạt động chính trị - văn hóa - xã hội trên địa bàn.

Mọi văn bản, thông báo liên quan đến công tác chỉ đạo, điều hành của UBND Thành phố đều được công khai trên mạng.

Tuy nhiên, nét son ấn tượng nhất trên trang chủ HCM CityWeb chính là thư viện văn bản/tin tức chỉ đạo - điều hành từ UBND Thành phố; các quy luật pháp liên quan đến công tác quản lý Nhà nước; chuỗi thông tin xử lý, phản hồi các yêu cầu, kiến nghị của tổ chức, cá nhân; thông tin kinh tế - xã hội; chi tiết quy hoạch xây dựng và bản đồ quy hoạch đô thị; định hướng - chiến lược phát triển các ngành nghề trên địa bàn được cập nhật liên tục và tức thời, mang tính thời sự cao.

Chưa dừng lại ở đó, HCM CityWeb cũng cho phép người dùng tra cứu trực tuyến tình trạng hồ sơ 1 cửa tại các Sở - ngành, UBND quận - huyện, cũng như gián tiếp kết nối người dân đến với các trang chủ dịch vụ hành chính công điện tử của một số Sở - ngành hay đơn vị khác, điển hình như Sở Khoa học và Công nghệ (KH-CN), Sở Công thương, Sở TTTT hay UBND quận 1.

Một kết nối, vô số lợi ích

Bên cạnh hệ thống quản lý văn bản công vụ dùng chung cho các Sở - ngành và UBND quận - huyện đã và đang phát huy tính hiệu quả, theo tìm hiểu của phóng viên PC World Vietnam, một số Sở và công ty/tổng công ty trực thuộc UBND TP còn duy trì các phần mềm quản lý văn bản, thư điện tử và cổng thông tin điện tử tích hợp riêng với tính năng, dịch vụ được thiết kế đáp ứng sát thực tế hoạt động, quy trình hoạt động nghiệp vụ tại từng đơn vị.

Ví dụ, tại Sở KH-CN TP.HCM, phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc trực tuyến được triển khai từ nhiều năm nay cho phép mọi phòng ban, đơn vị trực thuộc thuận tiện theo dõi công văn, văn bản đến và đi có liên quan (từ UBND và Văn phòng UBND TP, hay các Sở - ban ngành khác, cũng như các đơn vị trực thuộc Sở); thông báo từ Ban Giám đốc, Văn phòng Sở gửi các đơn vị; biên bản, kết luận các buổi làm việc, họp giao ban, họp chuyên đề; và đặc biệt hơn hết là lịch công tác, lịch họp và lịch công tác hằng tuần của thành viên Ban Giám đốc, phòng ban chuyên môn đều được công khai, từ giờ giấc, địa điểm diễn ra và thành phần tham dự.

Phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc trực tuyến của Sở KH-CN TP.HCM.

Còn tại Công ty TNHH một thành viên Thoát nước đô thị Thành phố, theo lời một chuyên viên phụ trách công tác hành chính đề nghị giấu tên cho biết, với hệ thống mạng nội bộ được triển khai xuyên suốt từ công ty đến mọi xí nghiệp thành viên, cái lợi đầu tiên là giảm thiểu được rất nhiều kinh phí khi không phải in văn bản, công văn được Ban Giám đốc công ty gửi xuống các xí nghiệp, đơn vị.

Ngoài ra, phần mềm tích hợp trên mạng nội bộ này cũng giúp văn phòng công ty quản lý hiệu quả và có hệ thống các công văn, văn bản nhận được từ Thành ủy, UBND và Văn phòng UBND Thành phố, sau đó bộ phận này dựa trên lệnh của Ban Giám đốc sẽ chuyển tiếp các văn bản dạng số hóa này đến các phòng ban nghiệp vụ, xí nghiệp hay đơn vị thành viên.

Lẽ dĩ nhiên, cũng theo lời vị chuyên viên này, tùy quyền hạn của từng tài khoản người dùng - như lãnh đạo xí nghiệp, phòng ban hay chuyên viên - mà cấp độ truy cập thông tin trên mạng nội bộ sẽ khác nhau, do đó mọi thông tin "luôn đảm bảo sẽ đến đúng người hay đơn vị cần nhận".

Hay nói theo nhận định của ông Nguyễn Trường Giang - Chánh Văn phòng Sở KH-CN Thành phố, chỉ với một kết nối vào phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc trực tuyến, người dùng (ở đây là các chuyên viên của Sở cũng như phòng ban, đơn vị trực thuộc) sẽ nhận được vô số lợi ích, trước hơn hết là thông tin, sau nữa là sự tương tác đa chiều và gần như là tức thời với các thành viên, đơn vị khác.

"Người phụ trách công tác văn thư tại Trung tâm Thông tin (là 1 đơn vị trực thuộc Sở - PV) chỉ cần đăng nhập vào hệ thống là biết trong ngày mai và các ngày tiếp theo có những họp nào liên quan đến đơn vị mình ", ông Giang lấy ví dụ, "hay như các đồng chí phó chánh văn phòng có thể duyệt lịch họp đề xuất từ các đơn vị - phòng ban, cũng như phân công trách nhiệm xử lý hay nơi nhận đối với các công văn, văn bản đến và đi".

Ứng dụng CNTT phục vụ đột phá cải cách hành chính

Đầu tháng 2/2015, UBND TP.HCM vừa ban hành Kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước phục vụ chương trình đột phá cải cách hành chính tại TP năm 2015 nhằm hiện đại hóa nền hành chính.

Theo đó, 3 nhiệm vụ trọng tâm bao gồm: nâng cao chất lượng dịch vụ hành chính công cho người dân, doanh nghiệp; nâng cao năng lực quản lý điều hành, thực hiện liên thông từ UBND TP đến các quận, huyện, Sở - ngành; xây dựng các cơ sở dữ liệu dùng chung để cung cấp thông tin phục vụ điều hành, tác nghiệp của UBND TP, quận - huyện, Sở - ngành.

Để nâng cao chất lượng dịch vụ hành chính công cho người dân và doanh nghiệp, Thành phố sẽ đưa vào vận hành chính thức hệ thống ISO điện tử ở cấp quận - huyện cho các lĩnh vực đăng ký kinh doanh, văn hóa, lao động, y tế và cấp phép xây dựng, tài nguyên môi trường; và tại Văn phòng UBND Thành phố, Sở TTTT, Sở KH-CN, Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Công thương, Sở Văn hóa - Thể thao và Du lịch, Sở Lao động - Thương binh và Xã hội.

Cổng dịch vụ công trực tuyến TP.HCM.

Đối với dịch vụ công trực tuyến, Thành phố đưa vào vận hành hệ thống một cửa điện tử mới, qua đó cung cấp các dịch vụ hành chính công hiện đại, tiện dụng, chất lượng cao như các dịch vụ cấp phép tại nhà, dịch vụ cung cấp tình trạng hồ sơ cho người dân qua thiết bị di động, tin nhắn... Người dân, doanh nghiệp thực hiện đăng ký và hướng dẫn hoàn chỉnh hồ sơ qua mạng, bất kỳ thời điểm nào (24/7) mà không cần đến trụ sở của cơ quan quản lý nhà nước.

Thành phố cũng sẽ thực hiện văn phòng “không giấy” kết nối từ Văn phòng UBND TP đến các quận - huyện, Sở - ngành, tạo lập môi trường làm việc thông suốt, không giới hạn khoảng cách địa lý; triển khai Hệ thống quản lý chỉ đạo, quản lý công việc liên thông từ UBND TP đến các quận - huyện, Sở - ngành; ứng dụng phần mềm quản lý thông tin xử lý kiến nghị của cử tri; triển khai phần mềm khiếu nại tố cáo tại 5 cơ quan...