10 hàm chức năng đơn giản nhưng mạnh mẽ của Excel

(PCWorldVN) Những hàm cơ bản nhất trong Excel dưới đây có cú pháp đơn giản nhưng sẽ giúp bạn tạo ra những công thức tính toán hiệu quả, mạnh mẽ và hữu ích trong việc của mình.

• 10 phím tắt bàn phím ‘bất hủ’ cho Word và Excel
• Tạo cơ sở dữ liệu quan hệ trong Excel 2013
• Ứng dụng bàn phím chuyên dụng cho Excel có mặt trên Play Store
• Thay đổi font chữ mặc định 'đáng ghét' trong Excel
• Cứu file Word và Excel lỡ xoá

=SUM()

Đây có thể nói là hàm đầu tiên mà bất kỳ người dùng nào mới học Excel cũng cần phải biết đến. Giả sử, bạn muốn cộng các con số trong ô A2 và B2 lại với nhau, sau đó hiển thị kết quả trong ô B3. Để thực hiện, bạn chỉ cần di chuyển đến ô B3 và gõ cụm từ “=SUM” vào rồi chọn hàm =SUM vừa xuất hiện trong danh sách nổi lên.

Tiếp theo, hãy nhấn phím Ctrl cùng với thao tác nhấn chuột chọn vào ô A2 và B2 rồi cuối cùng là nhấn phím Enter. Kết quả tổng của hai con số trong hai ô A2 và B2 mà bạn vừa chọn sẽ xuất hiện tức thì trong ô B3. Bạn có thể sử dụng hàm =SUM để tính tổng của hai hay nhiều ô, chỉ với thao tác chọn thêm những ô cần thiết vào trong nội dung của hàm.

Những hàm chức năng cơ bản trong Excel sẽ giúp bạn tính toán hiệu quả.

Hàm =AVERAGE làm đúng chức năng như tên gọi của nó là đưa ra con số có giá trị trung bình trong những số được chọn. Nếu bạn có một bảng lương nhân viên với dữ liệu lương 12 tháng trong năm vừa qua nằm rải từ cột A2 đến cột A13. Để tính lương bình quân trong năm của nhân viên đó, chỉ cần gõ vào ô A14 hàm =AVERAGE(A2:A13).

Kết quả đưa ra trong ô A14 là con số có giá trị trung bình giữa các ô từ A2 đến A13. Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng con trỏ chuột kéo thả và đánh dấu chọn vùng dữ liệu từ ô A2 đến ô A13, hoặc có thể đồng thời nhấn phím Ctrl rồi nhấn chuột vào từng ô riêng rẽ trong trường hợp nếu các ô không nằm kế cận nhau.

=MIN()/=MAX()

Nếu bạn muốn tìm một con số có giá trị nhỏ nhất trong một vùng dữ liệu, hàm =MIN có thể làm việc đó. Chỉ cần gõ vào cụm từ =MIN(B3:B39), Excel sẽ trả về cho bạn số nhỏ nhất nằm trong phạm vi đó.

Ngược với hàm =MIN vừa đề cập, hàm =MAX sẽ trả về con số có giá trị lớn nhất trong phạm vi cần tìm. Cú pháp của hàm này cũng tương tự như hàm =MIN, gồm địa chỉ ô đầu tiên cho đến ô cuối cùng.

=TRIM()

Nếu phải nhập hay dán văn bản vào Excel chẳng hạn như dữ liệu từ một cơ sở dữ liệu, trang web, phần mềm xử lý văn bản hay các chương trình văn bản khác, bạn sẽ nhận thấy văn bản được nhập có nhiều khoảng trắng nằm rải rác trong danh sách.

TRIM là một công thức khắc phục hiện tượng này bằng cách nhanh chóng loại bỏ các khoảng trống. Hàm =TRIM chỉ có thể xử lý văn bản trong một ô duy nhất. Ví dụ, để thực hiện cắt các khoảng trắng trong cột B1, bạn chỉ cần gõ hàm =TRIM(B1) một lần vào ô C1 bên cạnh, rồi sau đó chép lại công thức này xuống cho đến cuối danh sách.

=COUNT()/=COUNTA()

Bạn có một bảng tính với cơ sở dữ liệu khổng lồ và cần biết có bao nhiêu ô trong một vùng nào đó hay trong toàn bộ bảng tính chỉ chứa chữ số, không chứa chữ cái. Thay vì phải ngồi đếm một cách thủ công thì bạn có thể sử dụng hàm =COUNT. Giả sử, bạn có một danh sách từ địa chỉ ô A1 đến ô A20 chứa nội dung khác nhau bao gồm cả những ô có chữ số và những ô có chữ cái. Muốn biết được có tổng cộng bao nhiêu ô có chứa chữ số thì bạn hãy dùng hàm =COUNT với cú pháp =COUNT(A1:A20) và sẽ nhận được kết quả trong nháy mắt.

Tương tự như hàm =COUNT, hàm =COUNTA có chức năng dùng để đếm số ô có chứa nội dung (không phải ô trống) là bất kỳ ký tự nào bao gồm chữ số, chữ cái hay biểu tượng. Cú pháp của hàm này cũng hoàn toàn giống như hàm =COUNT.

=LEN()

Nếu bạn muốn đếm tổng số ký tự, hay còn gọi là chiều dài chuỗi ký tự, trong một ô bao gồm cả chữ cái, chữ số và khoảng trắng, hãy nghĩ đến hàm =LEN. Ví dụ, để biết được có bao nhiêu ký tự trong ô A1, chỉ cần di chuyển đến một ô khác bất kỳ và gõ vào cú pháp =LEN(A1). Ngay lập tức, Excel sẽ trả về một con số giá trị tổng các ký tự trong ô A1.

=CONCATENATE()

Hàm này sẽ kết hợp nội dung của hai hay nhiều ô vào trong một ô duy nhất. Chẳng hạn, trong các cơ sở dữ liệu, ngày tháng, giờ phút, số điện thoại và nhiều hồ sơ dữ liệu khác được nhập vào các trường riêng và điều này rất bất tiện. Để thêm khoảng cách giữa các từ hay dấu chấm câu giữa các trường, bạn chỉ cần đưa dữ liệu này vào dấu ngoặc kép.

=DAYS()

Đây là một công thức hữu ích để tính số ngày giữa hai mốc thời gian nên bạn không cần phải để ý là có bao nhiêu ngày trong mỗi tháng của dải ô cần tính. Ví dụ, ô A4 chứa dữ liệu ngày bắt đầu là 5/9/2015 và ô A5 chứa ngày chấm dứt là 27/12/2015. Khi di chuyển con trỏ chuột đến ô A4 và gõ vào công thức =DAYS(A5,A4) thì bạn sẽ thấy kết quả hiện ra là 112 ngày.

=NETWORKDAYS()

Hàm =NETWORKDAYS() dùng để tính số ngày làm việc (nghĩa là một tuần làm việc gồm 5 ngày) trong một khung thời gian cụ thể. Tương tự ví dụ của hàm =DAYS, hãy sử dụng công thức: =NETWORKDAYS(A4,A5) và bạn sẽ có kết quả là 80 ngày làm việc (đã trừ những ngày thứ Bảy, Chủ Nhật và các ngày nghỉ lễ theo quy định hiện hành).

=NOW()

Nếu muốn hiển thị ngày tháng và giờ hiện tại vào một ô nào đó trong bảng tính Excel, hãy sử dụng hàm =NOW. Trước hết, hãy di chuyển con trỏ chuột đến một ô bất kỳ rồi chỉ cần gõ cú pháp =NOW(). Điểm tiện lợi của hàm này là không yêu cầu bất kỳ tham số nào bên trong dấu ngoặc. Kết quả trả về chính là ngày tháng và giờ trong hệ thống máy tính.