Mô hình văn phòng kỹ thuật số lên ngôi

Chỉ cần bước vào phòng họp là thiết bị của nhân viên có thể tự động kết nối mà không phải cặm cụi cắm dây.

Ông David Roberts - Giám đốc Điều hành tập đoàn quản lý đầu tư và dịch vụ chuyên nghiệp JLL cho biết, xây dựng văn phòng kỹ thuật số đang là xu hướng trong thị trường bất động sản, song không dễ thực hiện. Hầu hết các công ty dành 15-20% ngân sách xây dựng cho hệ thống công nghệ thông tin.

Ông Dawn Meade - thành viên ban giám đốc Công ty AVNation kiêm Giám đốc Tiếp thị Công ty Net-AV chia sẻ, 10 năm trước, một máy chiếu trong phòng hội đồng quản trị giá lên tới 50.000 USD và giờ thấp hơn 300 USD. Hiện nay, thay vì chỉ cần trang bị cho phòng hội nghị thì tại mỗi bàn nhân viên đều có nhu cầu sử dụng thiết bị tương tự.

Ông Doug Mehl - quản lý tại công ty kiến trúc và thiết kế Fennie Mehl cho rằng nơi làm việc công nghệ cao cần đảm bảo kết nối liền mạch từ phòng này sang phòng khác. Hệ thống AV mạnh mẽ sẽ đảm bảo tiến trình kinh doanh vẫn vận hành trơn tru nhờ kết nối trực tiếp đến những người làm việc từ xa hay liên hệ nhiều văn phòng ở các địa điểm khác nhau.

Bên cạnh đó, văn phòng hiện đại có xu hướng tinh gọn và thoải mái, chú trọng đến trải nghiệm cá nhân. Những chiếc phòng kín diện tích vừa đủ cho vài người xuất hiện nhiều hơn, đó là nơi nhân viên có thể thoải mái gọi điện hay trao đổi ngắn với đồng nghiệp hoặc đối tác.

Ngược lại, phòng nghỉ đi theo hướng mở với không gian chia sẻ tối đa kèm theo trang bị TV. Phòng họp truyền thống với diện tích lớn chứa vài chục người không còn phù hợp, thay vào đó là những phòng nhỏ cho 4-6 người. Do hiện nay các công cụ họp trực tuyến như WebEx hay Google Hangouts khá thông dụng nên việc tập trung đông người vào phòng lớn không còn cần thiết nữa.

Chìa khóa để thiết kế một không gian văn phòng mới là làm thế nào để mọi nhân viên đều có thể làm việc cùng nhau. Việc trao đổi thông tin hay các giải pháp lưu trữ dữ liệu dựa trên điện toán đám mây cũng có ý nghĩa đối với bố trí văn phòng. Xu thế làm việc di động qua email, hội nghị truyền hình hay ứng dụng phần mềm sẽ khiến không gian văn phòng giảm thiểu tối đa. Lúc này doanh nghiệp có thể dành một phần diện tích đem cho thuê, cắt giảm được chi phí.

Ứng dụng nền tảng đám mây giúp nhân viên có thể thoải mái xử lý công việc mọi nơi mà không cần phải liên tục hiện diện ở bàn làm việc.

Giám đốc Điều hành JLL nhấn mạnh những bước tiến trong công nghệ văn phòng hướng đến mục đích cuối cùng là thu hút và giữ chân nhân tài. Xu hướng chính trong thiết kế văn phòng hiện nay tăng cường trải nghiệm của nhân viên. Các doanh nghiệp đang cố gắng để tăng năng suất lao động nên cải thiện tính linh hoạt và di động trong công việc rất cần thiết. Các nhân viên có thể truy cập tất cả thông tin mình muốn từ thiết bị di động và giao tiếp thông qua phương tiện truyền thông xã hội.

"Nếu gia tăng chi phí công nghệ, bạn sẽ nhanh chóng thấy được lợi ích đến từ việc cải thiện kết nối cũng như năng suất làm việc hay kinh nghiệm của nhân viên", ông David Roberts nói.

Nghiên cứu từ Đại học North Carolina cho thấy một phần ba các công dân sinh ra vào giai đoạn 1980-2000 sẽ ưu tiên cho các yếu tố gồm thiết bị linh hoạt, tự do trao đổi qua truyền thông xã hội và tính di động công việc hơn mức lương khi lựa chọn những lời mời làm việc.  

Còn theo báo cáo vào tháng 1/2016 do Anthology phỏng vấn nhân viên tại các công ty lớn như Google, Facebook, Amazon hay Apple về nơi làm việc lý tưởng, 56% người được hỏi cho rằng văn phòng cần có không gian yên tĩnh đủ để tập trung.  31% cho rằng nội thất phải thiết kế đẹp, ánh sáng đầy đủ, khu vực làm việc thoáng đãng. 19% thích có một nhà bếp lớn với đồ ăn nhẹ và đồ uống miễn phí.

Minh Trí